Tilbakemeldingskultur på arbeidsplassen – snakker dere med hverandre eller om hverandre?
En god tilbakemeldingskultur handler ikke bare om å bli flinkere til å gi kritikk. Det handler om å skape et arbeidsmiljø hvor vi tør å si fra, tåler å høre det som er vanskelig og snakker med hverandre før problemene vokser seg store.
En kollega gjør noe du irriterer deg over.
Du sier ingenting til vedkommende.
Men ti minutter senere sitter du sammen med en annen kollega og sier:
«Vet du hva han gjorde nå?»
Det er menneskelig.
Vi søker støtte. Vi vil bli forstått. Vi vil gjerne høre at noen andre også ser det samme som oss.
Men det er også her mange arbeidsmiljøproblemer begynner.
For vi mennesker kan være utrolig flinke til å snakke om hverandre.
Utfordringen er å snakke med hverandre.
Hva er en god tilbakemeldingskultur?
For meg handler en god tilbakemeldingskultur ikke om at alle skal gå rundt og gi hverandre feedback hele tiden.
Det handler heller ikke om å bruke riktige modeller eller fine formuleringer.
Det handler om noe mye mer grunnleggende:
At det er normalt og trygt å snakke sammen om det som fungerer – og det som ikke fungerer.
At jeg kan si fra når noe skurrer.
At du kan gjøre det samme tilbake.
At vi kan være uenige uten at relasjonen rakner.
Og at vi kan gi hverandre tilbakemeldinger uten å gjøre dem til dommer over hvem den andre er.
En god tilbakemeldingskultur er derfor tett knyttet til både psykologisk trygghet, ansvar og arbeidsmiljø.
Det største problemet er ofte det vi ikke sier
Mange konflikter starter ikke med et stort sammenstøt.
De starter med små ting som aldri blir tatt opp.
En tone.
En kommentar.
En oppgave som ikke blir gjort.
En kollega som stadig kommer for sent.
En leder som avbryter.
En medarbeider som trekker seg unna.
Vi legger merke til det.
Vi irriterer oss.
Vi lager kanskje en forklaring på hvorfor den andre gjør som han eller hun gjør.
Men vi spør ikke.
Og når vi ikke spør, begynner vi ofte å tolke.
«Hun bryr seg ikke.»
«Han respekterer ikke tiden min.»
«Hun er bare vanskelig.»
«Han tar aldri ansvar.»
Problemet er at vi ofte går fra observasjon til konklusjon veldig fort.
Da kan noe som kunne vært en fem minutters samtale utvikle seg til irritasjon, avstand og i verste fall konflikt.
Snakk med mennesker – ikke om dem
Dette høres enkelt ut.
Men det er ikke alltid lett.
Hvis jeg er irritert på deg, kan det føles tryggere å gå til en tredjeperson.
Da får jeg kanskje bekreftelse.
Sympati.
En følelse av at jeg har rett.
Men spørsmålet er:
Løser det problemet?
Som regel ikke.
Ofte gjør det problemet større.
For når vi snakker om mennesker i stedet for med dem, skaper vi lett små allianser, mer tolkning og større avstand.
En god tilbakemeldingskultur krever derfor mot.
Ikke et voldsomt mot.
Men det hverdagslige motet til å si:
«Kan jeg ta opp noe med deg?»
Det er ofte nok.
Hvorfor er det så vanskelig å gi ærlige tilbakemeldinger?
Fordi vi er mennesker.
Vi vil gjerne bli likt.
Vi ønsker å unngå konflikt.
Vi er redde for reaksjonen.
Vi er usikre på hvordan vi skal formulere oss.
Vi vil ikke såre.
Noen ganger er vi også redde for konsekvensene.
Hva skjer hvis jeg sier dette til lederen min?
Hva skjer hvis kollegaen blir sur?
Hva skjer hvis stemningen blir dårlig?
Derfor henger tilbakemeldingskultur tett sammen med psykologisk trygghet.
Hvis mennesker opplever at ærlighet straffes, lærer de raskt å holde tilbake.
Da kan du ha verdens beste feedbackmodell på veggen uten at den hjelper.
En tilbakemelding er ikke en dom
Her skjer det mye feil.
Det er stor forskjell på å si:
«Du er negativ i møtene.»
og:
«I de siste møtene har jeg lagt merke til at du ofte peker på det som kan gå galt. Hvordan opplever du selv det?»
Den første definerer personen.
Den andre beskriver en observasjon og åpner for samtale.
Det samme gjelder:
«Du er uengasjert.»
kontra:
«Jeg har lagt merke til at du sier mindre enn før i møtene. Er det noe jeg bør vite?»
Eller:
«Du tar aldri ansvar.»
kontra:
«Jeg opplever at flere oppgaver stopper opp fordi du venter på avklaringer. Hvordan ser du selv på det?»
Når vi går fra merkelapper til observasjoner, blir samtalen ofte bedre.
Ikke fordi uenigheten forsvinner.
Men fordi den andre slipper å forsvare hele identiteten sin.
Det holder ikke å lære å gi tilbakemeldinger
Vi snakker mye om hvordan vi skal gi tilbakemeldinger.
Men kanskje vi snakker for lite om hvordan vi tar dem imot.
For du kan ha en arbeidsplass hvor alle har lært den perfekte metoden for feedback.
Det hjelper lite hvis mottakeren går rett i forsvar.
Tenk deg at noen sier:
«Jeg opplever at du avbryter mye i møter.»
Hva skjer i deg?
Kommer tanken:
«Det stemmer ikke.»
Eller:
«Men du gjør jo akkurat det samme.»
Eller:
«Du skjønner ikke hvor mye press jeg står i.»
Det er helt normalt.
Vi mennesker reagerer.
Men akkurat her blir selvledelse viktig.
Klarer du å høre ferdig?
Klarer du å være nysgjerrig før du forsvarer deg?
Klarer du å spørre:
«Kan du gi meg et eksempel?»
Det er en stor forskjell.
En god tilbakemeldingskultur krever ikke bare mot til å snakke. Den krever også kapasitet til å lytte.
Her blir mindfulness relevant
Mindfulness i arbeidslivet handler ikke nødvendigvis om meditasjon på et møterom.
Det handler også om oppmerksomhet.
Å oppdage hva som skjer i deg i øyeblikket.
Når noen utfordrer deg, kjenner du kanskje irritasjon.
Du strammer deg.
Du får lyst til å forklare.
Du vil forsvare deg.
Hvis du ikke legger merke til reaksjonen, er det lett at reaksjonen styrer svaret ditt.
Men hvis du oppdager den, finnes det et lite rom.
Et lite stopp.
Der kan du velge.
Forsvare deg med en gang?
Eller være nysgjerrig?
Slå tilbake?
Eller lytte ferdig?
Det er i dette rommet mye av selvledelsen ligger.
Lederen må gå først
Hvis du ønsker en bedre tilbakemeldingskultur som leder, holder det ikke å si:
«Dere må bli flinkere til å gi hverandre tilbakemeldinger.»
Du må vise hvordan.
Ikke nødvendigvis ved å gi flest tilbakemeldinger.
Men ved å vise hvordan du tar dem imot.
Et godt spørsmål kan være:
«Hva kan jeg gjøre annerledes som leder for at du skal lykkes bedre?»
Men spørsmålet fungerer bare hvis du faktisk tåler svaret.
Hvis en medarbeider sier:
«Jeg synes du følger opp for tett.»
og du svarer:
«Det må jeg jo, siden dere ikke tar nok ansvar.»
da har du egentlig svart på hvor trygt det er å være ærlig.
Lederens reaksjon blir en del av kulturen.
Fem grep for en bedre tilbakemeldingskultur
Det trenger ikke være komplisert.
1. Ta samtalen tidlig
Ikke vent til irritasjonen har bygget seg opp.
Jo lenger du venter, desto større blir ofte historien du lager i hodet ditt.
2. Snakk med personen det gjelder
Ikke gå omveien via fem kolleger først.
Ta samtalen der problemet faktisk kan løses.
3. Beskriv det du observerer
Snakk om atferd, situasjoner og konsekvenser.
Unngå å definere personen.
4. Still spørsmål før du konkluderer
Du vet ikke alltid hvorfor den andre gjør som han eller hun gjør.
Vær nysgjerrig.
5. Tren på å ta imot uten å forsvare deg med én gang
Du trenger ikke være enig.
Men prøv å forstå før du svarer.
Det er ofte der læringen begynner.
Tilbakemeldingskultur bygges i hverdagen
En god tilbakemeldingskultur skapes ikke gjennom én workshop.
Ikke gjennom et nytt skjema.
Ikke gjennom en PowerPoint med fire trinn.
Den bygges i hverdagen.
Hver gang noen sier:
«Kan jeg ta opp noe med deg?»
Og den andre svarer:
«Ja. Fortell.»
Hver gang en leder tåler et ærlig svar.
Hver gang en medarbeider velger å snakke med kollegaen i stedet for om kollegaen.
Hver gang vi stopper opp før vi konkluderer.
Det er der kulturen skapes.
Ikke i teorien.
Men mellom mennesker.
Ønsker dere en bedre tilbakemeldingskultur?
Jeg holder foredrag og workshops for arbeidsplasser som ønsker mer åpenhet, tydeligere kommunikasjon og et arbeidsmiljø hvor medarbeidere snakker med hverandre – ikke om hverandre.
Vi jobber ikke bare med hvordan man gir en god tilbakemelding, men også med trygghet, ansvar, egne reaksjoner og hvordan vi faktisk møter hverandre i arbeidshverdagen.
Les mer om foredrag og workshops på mortenkrogstad.no.
Kommentarer