Når lederen blir flaskehalsen – slik får du medarbeiderne til å ta mer ansvar

Opplever du at alt må innom deg som leder? At medarbeiderne stadig kommer med spørsmål, venter på beslutninger eller trenger din godkjenning før de kan gå videre?

Da kan du ha blitt en flaskehals i din egen bedrift.

Det betyr ikke nødvendigvis at du er en dårlig leder. Kanskje tvert imot. Du er engasjert, tilgjengelig, løsningsorientert og ønsker at ting skal bli gjort skikkelig.

Men det som begynte som et ønske om å hjelpe, kan etter hvert bli noe som hindrer medarbeiderne i å utvikle seg.

Og det interessante er at du som leder kanskje selv er med på å opprettholde dette mønsteret – uten å være klar over det.

Se filmen her

Hvorfor blir lederen en flaskehals?

Tenk deg en vanlig arbeidsdag.

En medarbeider kommer inn og spør hvordan en oppgave skal løses. Du gir svaret. Litt senere kommer en annen med en utfordring. Du finner løsningen der også.

Du opplever kanskje at du er en god og tilgjengelig leder.

Men hva lærer medarbeiderne av dette?

Jo, at når noe blir vanskelig, er det naturlig å gå til deg.

Over tid kan dette skape en arbeidskultur der medarbeiderne venter på svar fremfor å lete etter løsninger selv.

Og du får stadig mer å gjøre.

Det paradoksale er at jo flinkere du blir til å løse andres problemer, desto mindre anledning får de til å utvikle sin egen evne til problemløsning.

Hvordan få medarbeiderne til å ta mer ansvar?

Mange ledere ønsker seg mer selvstendige medarbeidere.

De ønsker ansatte som tar initiativ, finner løsninger og tar ansvar for arbeidet sitt.

Men selvstendighet utvikles ikke bare ved at vi forteller medarbeiderne at de må ta mer ansvar.

De trenger også muligheten til å gjøre det.

Det betyr at du som leder av og til må tåle at ting blir gjort annerledes enn du selv ville gjort det.

Kanskje til og med at medarbeiderne gjør feil.

Det er ikke alltid enkelt. Spesielt ikke dersom du er vant til å ha kontroll.

Men spør deg selv:

Er det viktigste at oppgaven løses akkurat slik jeg ville gjort det, eller at medarbeideren utvikler evnen til å løse den selv?

Det spørsmålet kan endre måten du leder på.

God delegering handler om mer enn å fordele oppgaver

Det er forskjell på å delegere oppgaver og å delegere ansvar.

Du kan gi en medarbeider en oppgave, men likevel beholde kontrollen over alle beslutningene.

Da har du i praksis bare fordelt arbeidet, ikke ansvaret.

Skal medarbeiderne bli mer selvstendige, må de vite hva som forventes av dem, hvilke beslutninger de kan ta selv, og når de skal involvere deg.

God delegering krever derfor tydelige rammer, tillit og oppfølging.

Det betyr ikke at du skal trekke deg unna.

Det betyr at du skal være tilgjengelig uten å overta.

Slutt å gi alle svarene – begynn å stille bedre spørsmål

Her er et enkelt grep du kan prøve allerede i morgen.

Neste gang en medarbeider kommer til deg med en utfordring, trenger du ikke automatisk å komme med løsningen.

Prøv heller å spørre:

• Hva tenker du selv er en god løsning?

• Hvilke alternativer har du vurdert?

• Hva trenger du for å komme videre?

• Hva ville du gjort dersom jeg ikke var tilgjengelig?

Hensikten er ikke å gjøre det vanskelig for medarbeideren.

Hensikten er å hjelpe vedkommende til å tenke selv.

Når du stiller spørsmål i stedet for å gi svar, viser du også at du har tillit til medarbeiderens vurderingsevne.

Og tillit kan være en viktig forutsetning for at mennesker våger å ta ansvar.

Selvfølgelig finnes det situasjoner der du som leder må gi tydelige svar og ta beslutningen selv. Poenget er å bli mer bevisst på når det faktisk er nødvendig.

Hva har dette med arbeidsmiljø å gjøre?

Ganske mye.

Et godt arbeidsmiljø handler ikke bare om trivsel og hyggelige kollegaer.

Det handler også om hvordan mennesker opplever ansvar, tillit, mestring og muligheten til å påvirke sin egen arbeidshverdag.

Når medarbeiderne opplever at de blir lyttet til, får bruke kompetansen sin og har handlingsrom, kan det bidra til større engasjement og eierskap.

Men dersom alt må godkjennes av lederen, kan det motsatte skje.

Medarbeiderne blir mer forsiktige. Initiativene blir færre. Og lederen opplever at ingen tar ansvar.

Da kan det oppstå en negativ spiral.

Lederen involverer seg mer fordi medarbeiderne tar lite initiativ. Medarbeiderne tar mindre initiativ fordi lederen involverer seg i alt.

Noen må bryte mønsteret.

Og som leder har du en særlig mulighet til å begynne.

Selvledelse – kanskje den viktigste delen av god ledelse

Her kommer vi til noe jeg mener er helt sentralt.

Skal du utvikle medarbeiderne dine, må du også være villig til å se på deg selv.

Hva skjer inni deg når en medarbeider gjør noe annerledes enn du ville gjort?

Blir du utålmodig?

Kjenner du behovet for å gripe inn?

Tenker du at det er enklere å gjøre oppgaven selv?

Dette er menneskelige reaksjoner.

Men det betyr ikke at du trenger å handle på dem.

Gjennom selvledelse og bevisst oppmerksomhet kan du øve deg på å oppdage dine egne reaksjonsmønstre før du handler.

Du kan legge merke til behovet for kontroll, uten nødvendigvis å følge det.

Du kan kjenne på utålmodigheten, og likevel gi medarbeideren tid til å finne sin egen løsning.

Det er her mindfulness blir et nyttig verktøy i ledelse.

Ikke først og fremst for å bli roligere, men for å bli mer bevisst.

For når du oppdager dine egne automatiske reaksjoner, får du også større mulighet til å velge hvordan du ønsker å møte situasjonen.

Tre grep for å bli en leder som utvikler selvstendige medarbeidere

1. Legg merke til når du overtar ansvaret

I løpet av arbeidsdagen kan du observere hvor ofte du gir svar, tar beslutninger eller løser problemer som medarbeiderne kunne håndtert selv.

Ikke for å kritisere deg selv, men for å bli mer bevisst.

2. Gi tydelige rammer og reelt handlingsrom

Avklar hva medarbeiderne har ansvar for, hvilke beslutninger de kan ta, og når de trenger å involvere deg.

Tillit fungerer best når forventningene er tydelige.

3. Øv deg på å ikke gripe inn med en gang

Neste gang du kjenner behovet for å overta, kan du stoppe et øyeblikk.

Kanskje er ikke din løsning nødvendig.

Kanskje trenger medarbeideren bare litt tid, et spørsmål eller trygghet til å prøve selv.

Det begynner med deg som leder

Hvis du opplever at alt stopper opp når du ikke er til stede, er det verdt å være nysgjerrig på hvorfor.

Kanskje handler det om manglende kompetanse, uklare forventninger eller for lite handlingsrom.

Men kanskje handler noe av det også om hvordan du selv leder.

For god ledelse handler ikke om å være den som har alle svarene.

Det handler blant annet om å utvikle mennesker som i stadig større grad kan finne sine egne.

Og kanskje er det nettopp når du slutter å være løsningen på alt, at både du og medarbeiderne dine får muligheten til å utvikle dere.

Et spørsmål å ta med deg:

Hva gjør jeg som leder i dag, som ubevisst kan hindre medarbeiderne mine i å ta mer ansvar?

Ønsker du å utvikle deg som leder?

Jeg hjelper ledere og bedrifter med å utvikle bedre ledelse, større medarbeideransvar og et arbeidsmiljø der mennesker trives, tar initiativ og skaper resultater sammen.

Gjennom Lederstøtten, ledercoaching, foredrag og workshops jobber vi med praktiske utfordringer som ledere møter i hverdagen.

Vil du finne ut hvordan jeg kan bidra i din bedrift?

Les mer og ta kontakt på mortenkrogstad.no.

Av Morten Krogstad – foredragsholder og mentaltrener.